Celem szkolenia jest nabycie umiejętności praktycznego stosowania programu MS Project w zarządzaniu projektem. Uczestnicy zapoznają się także z elementami teorii zarządzania projektami, które są niezbędne w efektywnym posługiwaniu się programem MS Project.

Szkolenie przygotowuje uczestników do:

• Zakładania - Definiowania projektu w MS Project
• Planowania projektu w MS Project - sporządzania harmonogramu projektu (wpisywanie i łączenie zadań; przydzielanie ludzi do zadań; przydzielanie zasobów materiałowych do zadań; wpisywanie kosztów: zasobów ludzkich, firm zewnętrznych, zasobów materialnych; wyznaczanie ścieżki krytycznej projektu)
• Kontrolowania realizacji prac w projekcie (wpisywanie rzeczywistych czasów trwania, nakładów pracy i kosztów zadań oraz zasobów; określanie stopnia zaawansowania prac w projekcie; mierzenie i analizowanie odchyleń od planu projektu; wprowadzanie zmian do projektu)
• Kontrolowania kosztów związanych z projektem.

Szkolenie ma za zadanie przygotowanie menadżerów projektu do następujących faz zarządzania projektem:
Inicjowanie i planowanie projektu, czyli przygotowania do:

• analizy ogólnej sytuacji w której ma być realizowany projekt - wizja projektu, ogólne cele, oczekiwania, ograniczenia i założenia – wszystko musi być uwzględnione podczas planowania. Określenie potencjalnych zagrożeń, wskazanie planów zapobiegawczych.
• Określenie zadań, punktów kontrolnych – projekt trzeba rozbić na zadania składowe i punktu kontrolne, pogrupować w fazy i określić ich kolejność tak, aby prawidłowo odzwierciedlały zakres projektu.
• Opracowanie harmonogramu i dopracowanie go – aby zamienić utworzoną listę zadań i faz w sensowny harmonogram, należy określić czasy trwania zadań i powiązać je ze sobą. Dzięki temu MSP obliczy terminy i zakres projektu.
• Identyfikacja umiejętności, materiałów i sprzętu – po określeniu zadań, można określić zasoby niezbędne do realizacji tych zadań. Uzyskawszy zasoby można je przydzielić do zadań. W tym momencie można już będzie obliczyć kiedy projekt się zakończy i ile będzie kosztował. Jeśli wynik będzie niezadowalający, można wprowadzić do niego niezbędne zamiany.

Realizacji projektu

• Zapisanie planu bazowego – aby porównywać plan z rzeczywistością potrzebna jest kopia informacji projektu z wybranego momentu życia projektu.
• Nadzorowanie realizacji zadań
• Śledzenie postępu robót – postęp śledzić można notując % wykonania lub czas potrzebny na realizacje zadania. W ten sposób można ocenić, czy uda się dotrzymać terminu zakończenia. Nanosząc na plan informacje o rzeczywistych kosztach można oceniać zdolność do zrealizowania założonych budżetów.

Szkolenie jest prowadzone w formie warsztatów komputerowych powiązanych z ćwiczeniami praktycznymi. Każdy uczestnik szkolenia otrzymuje dodatkowo materiały szkoleniowe, a także certyfikat potwierdzający uczestnictwo w szkoleniu wydawany na podstawie Wpisu do Rejestru Instytucji Szkoleniowych.

Dzień 1

Omówienie podstawowych informacji dotyczących tworzenia projektów:

Zarządzanie projektami:

• Zakres projektu – określenie pracy która musi być wykonana w projekcie,
• Czas projektu – określenie daty początkowej i końcowej oraz wszystkich terminów pośrednich (zakończenia faz, punktów kontrolnych, realizacji produktów),
• Koszt projektu – określenie i śledzenie kosztów projektu oraz budżetu,
• Zasoby projektu – wyznaczenie członków zespołu i osób odpowiedzialnych za realizacje projektu, pozyskanie zasobów materiałowych i sprzętowych,
• Jakość projektu – określanie poziomu jakości celów i założeń projektu,
• Ryzyko – analiza potencjalnych zagrożeń i planowanie kroków zaradczych.

Zasady budowania harmonogramów

Widoki w MS Project

Definiowanie projektu

• Określenie właściwości projektu,
• Określenie kalendarzy projektów.

Zadania

• Typy zadań
• Wpisywanie zadań i podzadań,
• Tworzenie relacji między zadaniami,
• Tworzenie relacji między zadaniami sumarycznymi,
• Kamienie milowe,
• Wprowadzanie ograniczeń w zadaniach,
• Zadania cykliczne,
• Kalendarze zadań,

Praca z zasobami

• Wprowadzanie zasobów,
• Lista zasobów,
• Zasoby materiałowe,
• Zasoby ludzkie,
• Przypisywanie zasobów do zadań,
• Określenie kalendarzy zasobów,
• Sprawdzanie stanu zasobów.

Dzień 2

Wykres Gantta

• Wykorzystanie kreatora wykresu gantta,
• Wyświetlanie ścieżki krytycznej projektu,
• Formatowanie pozostałych widoków,

Kalendarze

• Kalendarz projektu,
• Kalendarze zasobów,
• Kalendarze zadań,

Koszty

• Planowanie kosztów projektu,
• Koszty materiałowe, koszty pracy, koszty stałe zadań,
• Metody naliczania,

Raporty

• Analizowanie projektu za pomocą raportów,
• Wydruk raportów,
• Dostosowanie widoku raportów,
• Dołączanie dokumentacji do projektu.

Etap realizacji – kontrola realizacji projektu

• Zapisanie planu bazowego,
• Uaktualnianie zadań, wprowadzenie postępu prac, wprowadzanie zmian do projektów
• Zapas czasu i zadania krytyczne,
• Wprowadzanie pracy rzeczywistej i pozostałej w okresach czasu,
• Bilansowanie obciążeń zasobów,
• Rozwiązywanie problemów z realizacją planu,

Analizowanie

• Przeglądanie danych wartości wypracowanej,
• Analiza Pert - wariant optymistyczny, oczekiwany i pesymistyczny

Drukowanie

• Drukowanie projektów,
• Drukowanie raportów o zadaniach, zasobach i przydziałach.